多人从不同地方出发时，先确认谁需要参加、到哪个地点、什么时候到达，再安排交通。不要先买好车票，才发现参与人员或地点尚未核实。下方时间表只用于组织已经确认的到访安排，不表示可以减少到场人员、远程替代受理流程或在外地直接办理。
先分开三个时间
将对方确认的预约时间、各自计划抵达的时间、需要重新联系的截止点分开记录。交通到站时间不是到访时间；两个地点之间的出行耗时要自己按当天实际交通核对，本文不预设车程或停车条件。
如行程存在不确定性，应先说明谁可能晚到、预计晚多久，再询问本次安排能否继续。不要根据其他人的经历推定分开到达一定可行。
每个人只列与这次出行有关的项目
一份简表可以逐人记录：出发地、确认后的到访地点、计划到达时间、需要携带的材料名称、联系不上时采用的已确认渠道。共享表中不放身份证号码、儿童照片或完整基因报告。
陪同人员与实际参与人员应分开标注；同行不代表参与，帮忙预约也不代表有权替其他人签字或接收结果。具体事项需要哪些人参加，按已确认的用途和受理安排执行。
行程冲突只调整受影响的部分
例如一位同行者因交通延误无法按时抵达，可以先报告其预计到达情况，请负责安排的人说明下一步；其他人的原材料准备不因此自动失效。这是行程管理示例，不是可分批办理的服务承诺。
新的到访时间或地点确认后，再通知同行人员更新同一份简表。跨城市用户也应明确汉禾咨询地点与实际受理、采样地点的职责，不能因为文章提到出发城市就理解为当地有汉禾网点。
